como crear filtros

como crear filtros

Utilizar filtros en Excel es una herramienta muy útil para el manejo de tablas, que además de resultar muy sencilla de aplicar ofrece grandes ventajas, entre las que está la de facilitar el análisis de la información, reagrupando las tablas en base a determinadas características de interés. Cuando se aplica un filtro a una tabla de Excel, este permite clasificar la información mediante alguna característica de importancia que permita llegar a conclusiones específicas, utilizando cualquiera de las variables que forman parte de la tabla.

Filtrar es una manera conveniente y confiable de localizar y administrar información en una hoja de cálculo. Puedes filtrar información utilizando la característica de auto filtro en Excel 2007 para mostrar únicamente la información que cumple con ciertos criterios. La información filtrada puede ser copiada, manipulada e impresa sin tener que moverla a una nueva hoja de cálculo. Usando el filtro automático, puedes filtrar información seleccionando el criterio deseado de una lista, como por ejemplo, condiciones numéricas o por color. Aquí te explicamos cómo utilizar la característica de filtrado de Excel 2007.

Cuando coloque sus datos en una tabla, los controles de filtrado se agregarán a los encabezados de tabla automáticamente.

Para un filtrado rápido, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la flecha  del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.
2. En la lista de texto o números, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte superior de la lista y, a continuación, active las casillas de los elementos que desea mostrar en su tabla.

 SUGERENCIA    Para ver más elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina inferior derecha de la galería de filtros para ampliarla.

3. Haga clic en Aceptar.

La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono  para indicar que hay un filtro aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.

Filtrar por texto o números específicos

1. Haga clic en la flecha  del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.
2. Si la columna tiene números, haga clic en Filtros de número. Si la columna tiene entradas de texto, haga clic en Filtros de texto.
3. Elija la opción de filtrado que desee y, a continuación, introduzca sus condiciones de filtrado.

Por ejemplo, para mostrar números por encima de una cantidad determinada, elija Mayor o igual que y, a continuación, introduzca el número que está pensando en el cuadro adyacente.

Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos conjuntos de cuadros y elija Ypara que ambos sean verdadero y O para que cualquiera de las condiciones sea verdadera.

formato condicional

formato condicional

El formato condicional se utiliza para aplicar unas características de formato a determinadas celdas de la hoja de cálculo, dependiendo de que se cumplan determinadas condiciones.

Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula la varianza entre las ventas pronosticadas y las ventas reales y se quiere aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas. 

Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que se quiten, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados.

Para aplicar los formatos condicionales se siguen los siguientes pasos.

1.- Seleccionar las celdas a las que se quiere dar formato.

2.- Pinchar en el menú Formato la opción Formato condicional.  Aparecerá la siguiente ventana, donde debemos establecer la condición para aplicar el formato deseado.

3.- Para establecer la condición se puede realizar de 2 formas:

a.- Valor de la celda.  En este caso utilizamos los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, elegimos la frase de comparación, que por defecto es entre, e introducimos un valor en el cuadro correspondiente. Puede introducirse un valor constante o una fórmula; debe incluirse un signo igual (=) delante de la misma.

b.- Fórmula. Para evaluar datos o una condición que no sean los valores de las celdas seleccionadas.   En este caso la figura que aparece es la siguiente

En el cuadro de la derecha escribimos la fórmula que debe evaluarse contra un valor lógico VERDADERO o FALSO.

4.- Una vez establecida la condición, pulsamos el botón Formato y seleccionamos el estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama que queramos aplicar.

El formato seleccionado solamente se aplicará si el valor de la celda cumple la condición o si la fórmula devuelve un valor VERDADERO.

6.- Para añadir otra condición, pulsamos el botón Agregar y repetimos los pasos del 3 al 5.

Pueden especificarse tres condiciones como máximo.  Si se especifican varias condiciones y más de una de ellas es verdadera, solamente se aplicará los formatos de la primera condición que sea verdadera.  Si ninguna de las condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes.  Pueden utilizarse los formatos existentes para identificar una cuarta condición.

Para buscar celdas que tengan formatos condicionales

1.- Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales específicos, haga clic en una celda que cumpla el criterio condicional y los formatos que desee localizar.  Para buscar todas las celdas de la hoja de cálculo que tengan formatos condicionales, haga clic en cualquier celda.

2.- En el menú Edición, seleccionamos la opción Ir a y pulsamos el botón Especial...

4.- Seleccionamos la opción Celdas con formatos condicionales y dependiendo de si queremos buscar todas las celdas con formato condicional o bien las que tienen formatos condicionales idénticos a la celda que tenemos seleccionada seleccionamos la opción Todos o Iguales a celda activa, respectivamente.

Ejemplo:

En la siguiente hoja de cálculo se desea que la celda C2, donde se calcula la diferencia entre A2 y B2, tenga el siguiente formato

-          negrita y cursiva si el valor está comprendido entre -2 y 2.

-          sombreado de color rojo si el minuendo es menor que el sustraendo.

Solución

En la celda C2 introducimos

=A2-B2

Para aplicar el formato condicional establecemos las siguientes condiciones

Formulas y Funciones

Formulas y Funciones

Al hablar de fórmulas nos referimos a ecuaciones que podemos situar en las celdas y que se encargan de calcular un nuevo valor operando con los datos que contienen otras celdas a las que hacen referencia.

Para introducir una fórmula si es preciso una condición previa, hay que colocar el signo igual (=) antes de escribir nada y a continuación del igual escribimos la fórmula. Ejemplos de fórmulas pueden ser "=A4+D7", "=D5/(B3+C2)", etc.

Las funciones, por su parte, son operaciones previamente predefinidas que realizan cálculos sencillos o complejos con los datos de celdas o de rangos de celdas.

Una función siempre forma parte de una fórmula, así, la función más común SUMA podría efectuar el cálculo de todas las celdas de un rango y para escribir esta fórmula pondríamos "=SUMA(B2:B20)" y si esta fórmula la introducimos en nuestra hoja de cálculo podríamos ponerla como "=SUMA(Habitantes)" ya que el nombre "Habitantes" es el que le dimos al rango B2:B20.

En OpenOffice Calc contamos con multitud de funciones que realizan por nosotros desde los cálculos más sencillos hasta complicadas y complejas operaciones. Si observanos detenidamente veremos que la función consta de dos partes, por un lado el nombre de la función y entre paréntesis los argumentos con los que realiza los cálculos correspondientes.

De todas estas funciones, cuando escribimos el signo igual, en el cuadro de lista Cuadro de nombres de la barra de herramientas Funciones, que vemos en la figura 8.12, nos muestra las cinco funciones más usadas

Figura 8.12. Barra de herramientas Funciones

Si observamos mientras estamos introduciendo una fórmula con o sin función veremos que el contenido va apareciendo en la barra de Funciones al mismo tiempo que en la celda activa, pero una vez concluida la fórmula, cuando hacemos clic en el botón Aplicar o pulsamos la tecla Entrar, la fórmula desaparece de la celda activa y en su lugar aparece el resultado, sin embargo la fórmula podemos seguir viéndola en la Línea de entra

TIPOS DE HOJAS DE CALCULO

OpenOffice.Org Calc

Es una hoja de cálculo Open Source y software libre compatible con Microsoft Excel. Es parte de la suite ofimática OpenOffice.org. Como con todos los componentes de la suite OpenOffice.org, Calc puede usarse a través de una variedad de plataformas, incluyendo Mac OS X, Windows, GNU/Linux, FreeBSD y Solaris, y está disponible bajo licencia LGPL.
Calc: Es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel, con un rango de características más o menos equivalente. Su tamaño es mucho menor y proporciona un número de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que automáticamente define series para representar gráficamente basado en la disposición de los datos del usuario. Calc también es capaz de escribir hojas de cálculo como archivos PDF, cuenta con filtros, auto filtros y puede hacer agrupaciones en tablas dinámicas que Lotus 123 en sus versiones anteriores no hacía, posiblemente la versión 9.8 de Lotus 123 tenga estas posibilidades. No tiene problemas de virus y seguridad como los que tiene Excel
Calc puede abrir y guardar las hojas de cálculo en el formato de archivos de Microsoft Excel. El formato por defecto de OpenOffice.org 2.0 Calc se puede fijar para que sea el de Microsoft Excel, o el formato Open Document Format (ODF) de la organización OASIS. Calc también apoya una amplia gama de otros formatos, tanto para abrir y guardar archivos.
OpenOffice.org es software libre. Cualquier persona puede hacer mejoras y luego compartirlas para el disfrute de todos. A medida que continúa creciendo la base de usuarios y desarrolladores de OpenOffice.org, las características y mejoras pueden ser agregadas al paquete a mayor ritmo.
En algunos casos, Calc carece de asistentes para acceder a ciertas características avanzadas asociadas a productos de la competencia como capacidades estadísticas como el soporte de la barra de error en los gráficos, y el análisis de regresión polinómico, sin embargo esos cálculos se puede realizar incorporando manualmente las funciones y las relaciones más algunos macros. Otra aplicación FOSS llamada Gnumerico proporcionaría un acceso más fácil en estas características del análisis estadístico exponiéndolas a los usuarios con asistentes.

Microsoft Office Excel

Mejor conocido sólo como Microsoft Excel, es una aplicación para manejar hojas de cálculos. Este programa fue y sigue siendo desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Versiones del Microsoft Exel

Para Apple Macintosh

-1985 Excel 1.0

-1988 Excel 1.5

-1989 Excel 2.2

-1990 Excel 3.0

-1992 Excel 4.0

-1993 Excel 5.0

-1998 Excel 8.0 (Office '98)

-2000 Excel 9.0 (Office 2001)

-2001 Excel 10.0 (Office Xp)

-2004 Excel 11.0 (Office 2004)

-2005 EXCEL 12.5 (OFFICE 2007 2.565)

-2007 EXCEL 14.2 (OFFICE 2007)

Para OS/2

-1989 Excel 2.2

-1991 Excel 3.0

Gnumeric

Es una hoja de cálculo libre que forma parte del entorno de escritorio GNOME. Su intención es convertirse en una alternativa a otras hojas de cálculo como Microsoft Excel.
Gnumeric es capaz de importar y exportar datos en distintos formatos, lo que lo hace compatible con otros programas como Excel, Applix, Quattro Pro, PlanPerfect, Sylk, DIF, Oleo, SC, StarOffice, y Lotus 1-2-3. Su formato nativo es XML, comprimido con gzip.
Gnumeric se distribuye según las condiciones de la Licencia Pública General (GNU) de GNU.

KSpread

Es un programa de hoja de cálculo libre del proyecto de KOffice, una suite ofimática integrada con el entorno de escritorio KDE.
Entre las funciones de KSpread están las de hojas múltiples por documento, formateo clasificado, ayuda para las más de 100 funciones incorporadas, plantillas, gráficos, corrector ortográfico, hiperenlaces, soporte para series, coloreamiento condicional de series, scripting y la clasificación de datos.

Desde la versión 1.5 el formato de fichero nativo de KSpread es Oasis OpenDocument (extensión .dos). Sin embargo también posee un formato propio, el cual es un XML, comprimido con ZIP. Además KSpread es capaz de importar diferentes formatos de hoja de cálculo mediante filtros, incluyendo Microsoft Excel, Applix Spreadsheet, Quattro Pro, CSV y OpenOffice.org Calc

Lotus 1-2-3

Fue un programa de hoja de cálculo realizado por la compañía Lotus Software (ahora parte de IBM). Su enorme popularidad en la década de los 1980 contribuyó al éxito de los ordenadores PC en el entorno de las empresas. 1-2-3 fue escrito por estudiantes de doctorado de la Harvard Business School, quienes vendieron la aplicación a la compañía Lotus por $200,000.
1-2-3 fue comercializado el 26 de enero de 1983 reemplazando rápidamente a la competencia de su época, notablemente al programa VisiCalc. Durante varios años fue el programa de hoja de cálculo más popular en los ordenadores bajo MS-DOS en los ordenadores personales suscitó un ascenso de sus hoja de cálculo Excel que fue usurpando gradualmente la posición líder de Lotus 1-2-3. Lotus, habiendo permanecido leal al sistema operativo OS/2 fue lento en desarrollar versiones para Windows. Una versión reducida de 1-2-3, Lotus Symphony incluía un entorno de hoja de cálculo, gráficos y un procesador de textos pero no tuvo mucho éxito. Poco después 1-2-3 migró a la plataforma Windows donde permanece disponible como parte del paquete de software Lotus SmartSuite

hoja de calculo

hoja de calculo definicion

Hoja de Calculo  es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel, con un rango de características más o menos equivalente. Su tamaño es mucho menor y proporciona un número de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que automáticamente define series para representar gráficamente basado en la disposición de los datos del usuario. Calc también es capaz de exportar hojas de cálculo como archivos PDF, cuenta con filtros, auto filtros y puede hacer agrupaciones en tablas dinámicas que Lotus 123 en sus versiones anteriores no hacía, posiblemente la versión 9.8 de Lotus 123 tenga estas posibilidades.

Dado que, desde el punto de vista de la programación de macros, Calc no es compatible con el modelo de objetos de Excel (aunque sí con prácticamente todo su repertorio de funciones BASIC), no es tan vulnerable a los virus de macros (omacrovirus) como el producto de Microsoft. Además, dado que su difusión es bastante menor, no hay tanto interés por parte de los creadores de software malicioso (malware) de atacarlo específicamente.

Calc puede abrir y guardar las hojas de cálculo en el formato de archivos de Microsoft Excel. El formato por defecto de OpenOffice.org 2.0 Calc se puede fijar para que sea el de Microsoft Excel, o el formato Open Document Format (ODF) de la organización OASIS. Calc también apoya una amplia gama de otros formatos, tanto para abrir y guardar archivos.

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Gnumeric es una hoja de cálculo libre que forma parte del entorno de escritorio GNOME. Su intención es convertirse en una alternativa a otras hojas de cálculo como Microsoft Excel.

Gnumeric es capaz de importar y exportar datos en distintos formatos, lo que lo hace compatible con otros programas como Excel, Applix,Quattro Pro, PlanPerfect, Sylk, DIF, Oleo, SC, StarOffice, OpenOffice.org, y Lotus 1-2-3. Su formato nativo es XML, comprimido con gzip. También importa y exporta varios formatos de texto, como tablas HTML o texto separado por comas.

Gnumeric se distribuye según las condiciones de la Licencia Pública General de GNU.

Ha sido portado a MS Windows (Versiones 2000 y superiores). Para noviembre de 2010 la versión disponible para windows es: 1.10.12

El programa Gnumeric en compañía de Abiword y otros programas es a veces llamado Gnome Office y se presenta como una alternativa ligera a suites de oficina como OpenOffice.org o KOffice.

Numbers es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada por Apple Inc. como parte del set de productividad iWork (que también incluyeKeynote y Pages). Numbers 1.0 fue anunciado el 7 de agosto de 2007 y funciona solo en Mac OS X v10.4 "Tiger" y Mac OS X v10.5 "Leopard". Numbers 2.0 fue anunciado el 6 de enero de 2009 con las nuevas características MathType y EndNote.